Problema común
“Tu cliente presentó su declaración anual de 2025 y el resultado fiscal fue negativo. Ahora te pregunta: ¿tengo que pagar PTU?”
Esta es una de las consultas más frecuentes que reciben los contadores entre marzo y abril. Y la respuesta parece simple: si la utilidad fiscal es cero o negativa, no hay PTU que repartir.
Pero aquí está el problema real: no se trata solo de no pagar. Es que muchos contadores se detienen ahí y no cumplen con las obligaciones formales que SÍ existen aunque no haya utilidad.
La confusión se intensifica cuando:
- La empresa tuvo utilidad contable positiva pero pérdida fiscal (o utilidad fiscal cero).
- El contador no notifica formalmente a los trabajadores.
- No se documenta correctamente la ausencia de utilidad.
- Los trabajadores desconfían porque “la empresa sí vendió bien este año”.
El error clave: pensar que “no hay utilidad = no hay nada que hacer”. Eso es falso. Aunque no haya PTU que repartir, SÍ existen obligaciones legales de notificación y documentación que, si se ignoran, pueden generar conflictos laborales, multas de la STPS o revisiones del SAT.
Si el ejercicio fiscal cierra con Renta gravable igual a cero, no existe obligación de repartir PTU. La PTU se calcula sobre el 10% de la utilidad fiscal (renta gravable) determinada conforme al artículo 9 de la LISR. Si esa utilidad no existe, el resultado es cero.
Fundamento legal:
- Artículo 120 de la Ley Federal del Trabajo: establece que el porcentaje fijado constituye la participación que corresponderá a los trabajadores en las utilidades de cada empresa.
- Artículo 128 LFT: NO se permite compensar pérdidas fiscales de ejercicios anteriores para determinar la base de PTU. Cada ejercicio se considera de forma aislada.
Pero ATENCIÓN: aunque no haya PTU, SÍ hay obligación de notificar
El patrón debe entregar a los trabajadores (o sus representantes) una copia de la declaración anual dentro de los 10 días siguientes a su presentación. Esta obligación aplica siempre, haya o no utilidades.
Fechas límite para entregar la declaración a trabajadores:
- Personas morales: Hasta el 15 de abril de 2026 (10 días después del 31 de marzo).
- Personas físicas: Hasta el 14 de mayo de 2026 (10 días después del 30 de abril).
Además:
- Los anexos de la declaración deben quedar a disposición de los trabajadores en un lugar visible durante 30 días.
- Fijar un aviso en la empresa informando que no se generaron utilidades en el ejercicio.
¿Qué pasa si no lo haces?
Multas de 250 a 5,000 UMA, equivalentes a $27,142.50 hasta $542,850.00 pesos. (Fundamento: Artículo 994 LFT)
Procedimiento cuando no hay utilidad
Aquí está lo que SÍ tienes que hacer, paso a paso, cuando tu cliente no generó utilidad fiscal:
Paso 1: Presentar la declaración anual con resultado fiscal = 0 o negativo
Asegúrate de que:
- El campo de utilidad fiscal en la declaración anual muestre claramente cero o un resultado negativo (pérdida fiscal).
- El campo de PTU a repartir esté en cero.
- La declaración esté correctamente enviada al SAT y cuentes con el acuse de recibo electrónico.
Paso 2: Entregar copia de la declaración a los trabajadores (10 días hábiles)
Entrega una copia impresa o digital de la declaración anual al sindicato, representante de los trabajadores o, si no existe ninguno, a la mayoría de ellos.
Incluye:
- Acuse de recibo del SAT.
- Captura de pantalla o impresión del apartado donde se determina la utilidad fiscal (cero o negativa).
- Cálculo que muestre que PTU = 0.
Evidencia:
- Recaba firma de recibido de los trabajadores o representantes.
- Si no quieren firmar, envía por correo electrónico con acuse de recibo o lista de distribución verificable.
Paso 3: Fijar aviso en lugar visible de la empresa
Los anexos de la declaración deben quedar a disposición de los trabajadores durante 30 días en las oficinas de la empresa.
Coloca un aviso que diga:
AVISO A TRABAJADORES
De conformidad con lo establecido en el artículo 121 de la Ley Federal del Trabajo, se informa que en el ejercicio fiscal 2025 NO se generaron utilidades fiscales, por lo que NO existe PTU a repartir en 2026.
La declaración anual y anexos están disponibles para consulta en [ubicación específica].
Fecha de presentación de la declaración: [dd/mm/aaaa]
Colócalo en:
- Entrada principal.
- Área de recursos humanos.
- Comedor o áreas comunes donde todos los trabajadores transiten.
Paso 4: Documentar y guardar evidencia
- Foto del aviso colocado en la empresa (con fecha visible).
- Acuses de recibo firmados por los trabajadores.
- Correos electrónicos enviados con la declaración adjunta.
- Lista de asistencia si se hizo reunión informativa.
Guarda esta evidencia mínimo 5 años. Si hay revisión de la STPS, del SAT o reclamo laboral, esta documentación es tu respaldo.
Errores que generan conflictos
Error #1: No notificar a los trabajadores
Consecuencia:
- Trabajadores desconfiados pueden presentar una queja ante la STPS o Profedet.
- Multas de la autoridad laboral entre $22,405 y $448,100 pesos.
- Revisión fiscal que podría derivar en auditoría completa.
Por qué pasa:
El contador asume que “si no hay PTU, no hay nada que notificar”. Falso. La obligación de entregar la declaración existe siempre.
Error #2: Confundir utilidad contable (positiva) con utilidad fiscal (negativa o cero)
Consecuencia:
Trabajadores ven que la empresa tuvo ventas, crecimiento o inversiones. Luego el patrón dice “no hay utilidad”. Resultado: conflicto, desconfianza, demandas.
Por qué pasa:
La utilidad contable refleja el desempeño financiero del negocio. La utilidad fiscal considera ajustes y deducciones autorizadas por la ley para determinar el monto sobre el cual se calcula la PTU. El PTU siempre se calcula sobre la renta gravable fiscal, no sobre la utilidad contable.
Error #3: No documentar la ausencia de utilidad
Consecuencia:
Ante una revisión de la STPS, inspección del SAT o reclamo de un extrabajador, no tienes cómo demostrar que cumpliste con tus obligaciones.
Por qué pasa:
El contador piensa: “no hay PTU, ¿para qué documento algo que no existió?”
Realidad:
Los trabajadores tienen derecho a formular objeciones ante la Secretaría de Hacienda y Crédito Público dentro de los 30 días siguientes a la entrega de la declaración. Si no documentaste que entregaste la declaración y fijaste el aviso, ese plazo nunca empieza a correr, y el trabajador puede objetar en cualquier momento.
Cómo documentar correctamente:
- Acuse firmado de entrega de declaración.
- Foto del aviso con fecha y ubicación.
- Correos enviados con constancia de lectura.
- Minuta de reunión informativa (si aplica).
Cómo CalcImp ayuda
Cuando un cliente tiene pérdida fiscal o utilidad cero y no hay PTU que repartir, el problema no es hacer el cálculo. El problema es demostrarlo.
CalcImp te ayuda a:
- Determinación automática del resultado fiscal
CalcImp calcula automáticamente la utilidad fiscal (renta gravable) con base en:
- Ingresos acumulables del ejercicio.
- Deducciones autorizadas.
- Ajustes fiscales aplicables.
Si el resultado es cero o negativo, el sistema lo muestra claramente en el Resumen Anual y en los Reportes de Determinación de Impuestos.
- Reportes que respaldan la ausencia de utilidad
CalcImp genera:
- Concentrado anual de ingresos vs gastos que muestra por qué no hubo utilidad fiscal.
- Determinación automática de ISR e IVA que respalda el cálculo fiscal.
- Balanza de comprobación y reportes contables que permiten comparar utilidad contable vs fiscal.
Estos reportes sirven para:
- Anexar a la copia de la declaración que entregas a los trabajadores.
- Presentar ante la STPS si hay objeciones.
- Responder revisiones del SAT.
- Evidencia ante STPS y trabajadores
Con CalcImp puedes:
- Extraer el cálculo fiscal paso a paso.
- Mostrar que la conciliación bancaria y control de CFDI están al día.
- Generar un reporte visual que explique: “la empresa tuvo X ingresos, Y gastos deducibles, resultado fiscal = 0”.
Esto ayuda a evitar conflictos laborales al mostrar transparencia y control profesional.
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