¿Qué es la Conciliación Automática?

20 Nov ¿Qué es la Conciliación Automática?

Se trata de un proceso totalmente automático que muy pocos sistemas pueden ofrecerlo, tiene el objetivo de llevar a cabo una comparación de tipo “Uno a Uno” de los movimientos contables (Facturas descargadas) y los registros bancarios de un periodo específico (mensual).

Beneficios del Módulo de Conciliación Automática

1. Ahorro de tiempo y eficiencia operativa: Automatizar la conciliación de estados de cuenta con CFDI’s libera tiempo del equipo contable, permitiendo enfocarse en tareas estratégicas que requieren mayor atención.
2. Reducción de errores manuales: Al evitar la captura manual, disminuye el riesgo de errores humanos en la conciliación y registro de pagos.
3. Registro más rápido de movimientos: Los pagos y cobros se aplican en tiempo real, lo que facilita el control y la actualización de la contabilidad empresarial.
4. Optimización de recursos: Al acelerar las conciliaciones, el personal puede dedicar más tiempo a actividades de análisis y auditoría, mejorando la toma de decisiones financieras.

CalcImp: Ventajas del Módulo de Conciliación Automática para CFDI’s

CalcImp se posiciona como una solución avanzada en el manejo contable al integrar un módulo de conciliación automática de pagos y cobros, que destaca frente a otros sistemas tradicionales. Esta herramienta permite optimizar el proceso de aplicación de pagos y cobros de los CFDI’s emitidos o recibidos por periodos mensuales, con el fin de facilitar la conciliación bancaria de forma precisa y eficiente.

¿Cómo funciona la Conciliación Automática en CalcImp?

Para realizar la conciliación automática, el sistema utiliza un flujo sencillo pero detallado, diseñado para ahorrar tiempo a los usuarios y minimizar errores manuales. A continuación, se describen los aspectos clave del proceso:

1. Subida de estados de cuenta originales:

• El usuario debe cargar los archivos PDF del estado de cuenta mensual, descargados desde la banca electrónica del banco correspondiente.
•  Es importante considerar que el sistema solo procesa estados de cuenta de débito cuyo periodo inicie el día 1 y finalice el 30 o 31 del mes. Los estados de tarjetas de crédito no son aptos para esta función.

2. Bancos compatibles:

•  La conciliación automática está disponible para cuentas en los siguientes bancos: Banamex, BBVA, Santander, Banorte, Banbajio, Banco Azteca, Afirme, Hey Banco, Scotiabank e Inbursa.

3. Criterios de coincidencia para la conciliación:

•     CalcImp busca coincidencias exactas entre el estado de cuenta y los CFDI’s usando los siguientes parámetros:
•     RFC o Razón Social del cliente o proveedor.
•     Monto exacto del pago o cobro.
•     Referencia interna (como la serie y folio del CFDI correspondiente).

4. Revisión del saldo inicial y final:

•  Para garantizar la precisión, es necesario verificar los saldos inicial y final del periodo en el módulo de Balanza de comprobación. Además, se deben revisar los movimientos de depósitos y retiros para asegurar la correcta referencia del saldo en cada banco trabajado.

5. Gestión de ingresos y gastos no conciliados:

•  En caso de que algunos movimientos no se concilien automáticamente, el sistema permite revisar manualmente los datos para identificar si falta alguna referencia o si los CFDI’s correspondientes presentan alguna discrepancia en la información registrada.

Conclusión

CalcImp ofrece una herramienta poderosa con su módulo de conciliación automática, lo que representa una ventaja significativa en comparación con otros sistemas contables. Esta funcionalidad no solo permite mantener la contabilidad al día, sino que también reduce la carga operativa de manera considerable. Al trabajar con bancos ampliamente utilizados en México y al aplicar procesos estructurados por periodos mensuales, el sistema garantiza una gestión precisa y eficiente de la información financiera.

Para conocer más sobre el funcionamiento de este módulo, puedes consultar el tutorial oficial en el siguiente enlace:

[Video Tutorial].