Guía práctica para contadores
Para los contadores, la contabilidad electrónica ya no es opcional ni secundaria: en 2025 el SAT refuerza su monitoreo, exige precisión en los registros y aplica sanciones cuando hay errores, omisiones o retrasos. Si estás al tanto de las obligaciones exactas, evitarás riesgos para ti y para tus clientes.
Esta guía te ayuda a estar actualizado, cumplir correctamente y proteger tu trabajo profesional.
¿Qué es la contabilidad electrónica y cuál es su base legal?
- Es la obligación de generar, clasificar y remitir al SAT registros contables digitales: catálogo de cuentas, balanza de comprobación, y cuando se solicite, pólizas contables.
- Se sustenta en el Código Fiscal de la Federación (art. 28, fracción III/IV), su reglamento, y la Resolución Miscelánea Fiscal (RMF) 2025, que precisa quiénes deben cumplir, los plazos y formatos. (SAT)
Obligados en 2025: ¿quiénes deben presentarla?
Como contador debes revisar con tus clientes si aplican:
Tipo de contribuyente
- Personas morales (régimen general)
- Personas físicas con actividad empresarial o profesional
- Quienes usan «Mis Cuentas» o están en ciertos regímenes simplificados
¿Obligado?
Sí, todos los meses con su catálogo, balanza, etc.
Sí, si sus ingresos del año anterior superaron los umbrales que marque la RMF o si usan CFDI, etc.
En algunos casos pueden tener facilidades o exenciones; revisar si aplican.
Plazos, formatos y entregas
- La balanza de comprobación mensual debe enviarse: para personas morales, típicamente los primeros 3 días del segundo mes posterior al mes que se informa; para personas físicas, 5 días.
- El catálogo de cuentas se envía al inicio del ejercicio, o cuando se hacen modificaciones.
- Archivos en formato XML, con estructura conforme al SAT, con códigos agrupadores correctos, sin errores de sintaxis.
Plazos, formatos y entregas
Como contador asesor, estos son los riesgos reales si tu cliente no cumple:
- Multas que, por omitir el envío de la contabilidad electrónica, pueden ir de varios miles de pesos dependiendo del periodo omitido.
- Restricción temporal del Certificado de Sello Digital (CSD) si hay incumplimientos reiterados.
- Rechazo de deducciones fiscales si los registros contables no están debidamente respaldados, o si hay inconsistencias en comprobantes, fechas, montos, etc.
- Auditorías más frecuentes: al aumentar la fiscalización, cualquier descuido en la contabilidad puede activar requerimientos formales.
Buenas prácticas para que tus clientes estén al corriente
Como contador, puedes implementar estas acciones para minimizar riesgos:
- Mantener todo el catálogo de cuentas actualizado, revisar cada modificación y enviarla cuando sea necesario.
- Realizar validaciones internas mensuales (conciliaciones bancarias, revisión de CFDI, verificación de saldos) antes de generar la balanza.
- Usar herramientas o software contable que permitan generar los archivos XML conforme al estándar del SAT, evitar errores de estructura o sintaxis.
- Verificar que los registros contables estén documentados con comprobantes válidos, fechas correctas y montos coherentes.
Llevar un calendario fiscal claro para recordar fechas límite de envío (balanza, catálogo, etc.).
CONCLUSIÓN
En 2025, la contabilidad electrónica dejó de ser opcional: es una obligación clara, con supervisión activa del SAT y sanciones reales por no cumplir. Para ti como contador, estar actualizado, usar buenas herramientas y mantener un estándar alto en los registros es parte del servicio profesional que ofreces.
Si quieres optimizar este trabajo, CalcImp puede ayudarte a automatizar hasta el 80% de tus actividades contables rutinarias, además de la generación de XML, validaciones, seguimiento de plazos y garantizando que los archivos cumplan con los requisitos que solicita el SAT.
Prueba CalcImp gratis por 30 días y asegúrate de que tus clientes cumplan, sin estrés ni sorpresas desagradables.