La declaración anual de donatarias autorizadas suele verse como un trámite “informativo”, pero en la práctica es una de las obligaciones más delicadas: no solo reporta ingresos y egresos, también confirma que la organización mantiene coherencia con su objeto social y que el manejo de donativos es transparente. Para despachos contables, febrero es un mes clave porque este cumplimiento puede marcar la diferencia entre conservar o perder la autorización para recibir donativos deducibles.
En este artículo repasamos qué debes tener presente: quiénes deben presentarla, qué se reporta y, sobre todo, buenas prácticas contables para evitar inconsistencias y riesgos.
¿Quiénes deben presentar esta declaración?
La obligación corresponde a las personas morales con autorización vigente como donatarias autorizadas. En términos prácticos, esto incluye asociaciones civiles, fundaciones, instituciones autorizadas para recibir donativos deducibles y otras entidades sin fines de lucro que cuentan con autorización del SAT.
Un punto importante para despachos: esta declaración se presenta como parte del cumplimiento anual propio del régimen, y su omisión puede tener consecuencias directas para la continuidad de la autorización.
Fecha límite y por qué es crítica
La presentación tiene una fecha límite específica en febrero. Más allá de la fecha como tal, el punto relevante para contabilidad es que esta obligación suele ser revisada con lupa por la autoridad, porque está vinculada con transparencia, destino de donativos y alineación del gasto con el objeto social.
Por eso, para un despacho no basta con “presentarla”: conviene presentarla con un expediente contable ordenado, consistente y documentado.
¿Qué se reporta en la declaración anual de donatarias?
Aunque el formato puede variar por actualizaciones, el fondo de lo que se reporta normalmente se mantiene: un resumen estructurado de ingresos, egresos y cierta información adicional que permite evaluar el uso y destino de los recursos.
1) Ingresos
Para efectos contables, es indispensable tener identificados y correctamente clasificados, al menos, los siguientes rubros:
Donativos recibidos en efectivo
Donativos en especie
Cuotas de recuperación
Apoyos, subsidios u otros ingresos
Ingresos financieros (intereses, rendimientos, etc.)
Cualquier otro ingreso relacionado con su operación
La recomendación práctica es evitar agrupar todo como “donativos” si en realidad existen otras fuentes: la clasificación correcta reduce inconsistencias y facilita explicar la información ante una revisión.
2) Egresos
En egresos, la declaración debe reflejar el gasto real del ejercicio, incluyendo:
Gastos operativos vinculados con la actividad social
Gastos administrativos necesarios (renta, servicios, personal, honorarios)
Sueldos y salarios, si aplica
Pagos a proveedores y prestadores de servicios
Otros gastos indispensables para operar
Lo que más genera problemas no es el gasto en sí, sino cuando el gasto parece no relacionarse con el objeto social, está mal clasificado o carece de soporte documental suficiente.
3) Información clave adicional
Además de ingresos y egresos, el enfoque suele incluir elementos de transparencia. Para contabilidad esto se traduce en que debes poder respaldar:
El destino de los donativos
Qué actividades se realizaron durante el ejercicio
Si el gasto efectivamente se aplicó a fines autorizados
Que existe consistencia entre lo contable, lo fiscal y el soporte documental
Errores comunes que conviene evitar
Para despachos, estos son patrones que suelen generar problemas:
Clasificar ingresos de forma genérica sin distinguir fuentes
No documentar donativos en especie o no respaldar su valuación
Gastos sin CFDI o con CFDI que no corresponde a lo realmente adquirido
Pagos a terceros sin evidencia del servicio o sin contrato/cotización
Dejar conciliaciones al final del ejercicio
En donatarias, los errores pequeños pueden volverse grandes porque el tema es altamente revisable.
Buenas prácticas contables que evitan “alarmas” y requerimientos
Aquí está el corazón del tema. Lo que diferencia una declaración “presentada” de una declaración “bien presentada” es el trabajo contable de todo el año.
Separación real de ingresos desde el inicio
La práctica más útil es separar desde el registro:
Donativos (efectivo / especie)
Cuotas de recuperación
Otros ingresos operativos
Rendimientos financieros
Esto permite explicar de manera clara el origen del recurso y reduce el riesgo de que la autoridad vea movimientos poco transparentes.
Expediente documental mínimo por cada ingreso y gasto
Un estándar práctico para despacho es que cada póliza o registro tenga, al menos:
CFDI correspondiente (emitido o recibido)
Comprobante de pago (transferencia, recibo, estado de cuenta)
Documento de soporte o justificación (contrato, cotización, solicitud de apoyo, acta, evidencia de entrega, etc.)
En donatarias, la documentación no solo prueba el gasto: demuestra que el recurso se aplicó conforme a la finalidad autorizada.
Clasificación correcta del gasto y alineación con el objeto social
La autoridad suele poner atención cuando hay:
Gastos que no parecen necesarios para la actividad
Gastos personales o no justificables
Pagos sin evidencia del servicio o entrega
Una buena práctica es clasificar gastos de forma que sea defendible: operativos vs administrativos, y siempre con una justificación que los conecte con la actividad de la donataria.
Conciliación contable y fiscal (CFDI y bancos)
Cada cierre mensual ayuda a llegar a febrero con tranquilidad. Lo ideal es que, al preparar la declaración anual, ya tengas conciliado:
Ingresos contables vs depósitos bancarios
CFDI emitidos/recibidos vs registros contables
Pagos realizados vs cuentas por pagar
Donativos en especie correctamente valuados y documentados
Cuando esto se deja al final, es común encontrar diferencias difíciles de explicar y corregir con prisa.
Revisión previa: lo que debes validar antes de presentar
Antes de enviar la declaración, conviene hacer una revisión final con enfoque de riesgo:
¿Los ingresos coinciden con lo que realmente ingresó o se recibió en especie?
¿Los gastos tienen CFDI, pago y evidencia?
¿Existe algún gasto que pueda interpretarse como ajeno al objeto social?
¿Están claramente identificadas cuotas de recuperación y otros ingresos?
¿Hay coherencia entre lo reportado y lo que se ve en bancos y CFDI?
Esta revisión reduce la probabilidad de requerimientos y aumenta la calidad del cumplimiento.
CONCLUSIÓN:
La declaración anual de donatarias no es un trámite más: es un ejercicio de transparencia fiscal y contable. Para contadores y despachos, el objetivo no es solo presentarla a tiempo, sino presentarla con un soporte contable sólido: ingresos bien clasificados, gastos defendibles, documentación completa y conciliaciones hechas.
Si tu despacho lleva donatarias, lo mejor que puedes hacer es trabajar con una lógica anual: cada cierre mensual debe dejar listo el expediente. Así, febrero deja de ser un mes de emergencia y se vuelve un paso natural dentro del cumplimiento.
La clave para presentar la declaración anual de donatarias sin requerimientos es simple: control y evidencia. Cuando el despacho tiene clara la clasificación de ingresos (donativos, cuotas, otros), el soporte documental de egresos (CFDI, pago y justificación) y conciliaciones al día, la declaración deja de ser un problema y se vuelve un trámite.
CalcImp te ayuda a sostener ese orden durante todo el año: centraliza la información contable, facilita el seguimiento de comprobantes y te permite llegar a febrero con reportes listos para validar, en lugar de reconstruir. Si quieres que tu despacho reduzca retrabajos y presente con confianza, lo ideal es trabajar con procesos contables consistentes desde enero, no a última hora.